Facturación y RNDC
Cómo reportar la factura electrónica al RNDC
Validar la factura ante la DIAN es solo la mitad de la obligación. La empresa de transporte también tiene que registrar el dato del flete en el RNDC, mandando el XML de esa misma factura. Te explicamos el plazo, el usuario que necesitas, qué debe llevar el archivo y qué valida el sistema.
Validar en la DIAN no basta
Es la confusión más costosa de este trámite. Muchas empresas emiten la factura del flete, la DIAN la valida sin problema, y dan el asunto por cerrado. No lo está. Son dos obligaciones ante dos entidades distintas: la DIAN valida la factura como soporte tributario, y el Ministerio de Transporte exige que esa misma factura se registre en el RNDC para dejar constancia del flete cobrado por cada remesa.
La base es la Resolución 20263040016075 del 29 de abril de 2026, que unificó y actualizó toda la normativa del RNDC. En su numeral 5.4.1 obliga a la empresa de transporte habilitada a «registrar de forma obligatoria en el sistema del Registro Nacional de Despachos de Carga el dato del flete a través del documento XML de la factura electrónica». Y su artículo 18 fija desde cuándo se exige: el 22 de febrero de 2024.
El orden importa y no es negociable: primero se cumplen las remesas, después se factura y se valida ante la DIAN, y por último se reporta el XML al RNDC. El proceso precedente que la propia resolución señala es el cumplido de remesas.
El reloj
Los plazos, y quién los fija
Hay dos relojes distintos: el de facturar, que corre para ti, y el de aceptar, que corre para tu cliente.
| Qué | Plazo | Contado desde |
|---|---|---|
| Facturar todas las remesas del viaje | 5 días | La entrega de la mercancía en el punto de descargue |
| Plazo distinto pactado entre las partes | Hasta 90 días | Debe reportarlo el generador al RNDC antes de expedir la remesa |
| Aceptación por el generador de carga | 5 días hábiles | El vencimiento del plazo pactado o la fecha real de entrega |
| Aceptación automática del sistema | Tras 5 días hábiles | Solo si el valor no queda por debajo del SICE-TAC |
Fíjate en la excepción de los 90 días, porque tiene una trampa: el plazo distinto lo reporta el generador de carga, y tiene que hacerlo antes de que se expida la remesa. Si nadie lo registró a tiempo, el plazo que rige es el de cinco días, aunque comercialmente hayas acordado otra cosa.
El archivo
Qué debe llevar el XML
El RNDC no acepta cualquier factura: valida la estructura campo por campo contra la guía del Ministerio.
Tiene que ser embebido
El XML debe llevar la firma digital y el XML original enviado a la DIAN dentro del archivo. Un XML «pelado», sin ese envoltorio, se rechaza.
Tipo de operación 12
La etiqueta CustomizationID debe valer 12, el tipo que la DIAN reserva al transporte de carga. Con el 10 estándar la factura se valida pero el RNDC no la procesa.
Cada remesa, en su línea
Cada remesa registrada en el RNDC va asociada a una línea de la factura, con su radicado, su consecutivo y su flete.
| Código | Qué contiene | Detalle |
|---|---|---|
| 01 | Número de radicación de la remesa | El que entregó el RNDC al expedirla |
| 02 | Consecutivo de la remesa | Alfanumérico, según la codificación interna de cada empresa |
| 03 | Valor del flete + cantidad transportada | El valor va como entero, sin decimales. Unidad: KGM o GLL únicamente |
| 04 | Factura original referenciada | Solo si cobras un valor adicional sobre una remesa ya facturada antes |
Permisos
El Usuario de Facturación Electrónica
Reportar facturas no lo puede hacer cualquier cuenta. El RNDC exige un Usuario de Facturación Electrónica: un usuario dependiente que solo puede crear el usuario principal de la empresa de transporte, desde Herramientas → Administrar Usuarios → Crear un nuevo Usuario. Sus privilegios son acotados: registra información de facturas electrónicas, nada más.
Si intentas reportar con una cuenta que no pertenece a la empresa de transporte, el sistema responde AFE005: «El usuario no pertenece a la Empresa de Transporte». Es el primer error que aparece cuando alguien delega el trámite en el contador externo sin crearle el usuario correcto.
El portal no es la única vía: el reporte también se puede hacer por web service, que es lo que usan las empresas con volumen para no subir archivos a mano uno por uno. Si tu equipo va a integrarse, empieza por cómo funciona el web service del RNDC.
Paso a paso
Cómo se reporta, de principio a fin
- 01
Cumple las remesas del viaje
El reporte de la factura tiene como proceso precedente el cumplido de las remesas terrestres de carga. Sin cumplido no hay nada que facturar.
- 02
Emite la factura y valida en la DIAN
La factura se expide con el tipo de operación 12 y con las remesas referenciadas línea por línea. La DIAN la valida y devuelve el XML de aceptación.
- 03
Entra al RNDC con el usuario de facturación
En el portal, menú Cumplir, opción Factura Electrónica. Selecciona el XML que devolvió la DIAN — puede ir dentro de un .zip con varios — y pulsa «Leer XML».
- 04
Revisa las remesas que detectó y guarda
El sistema valida que el NIT del facturador sea el tuyo y lista las remesas encontradas. Si detecta cero remesas, no guardes. Si todo cuadra, «Guardar Factura» almacena el XML y los fletes de cada remesa.
- 05
Espera la aceptación del generador
La salida del proceso es un número de radicado. A partir de ahí corre el reloj de la aceptación por parte del generador de carga.
Cuando falla
Los rechazos más frecuentes del reporte
El RNDC devuelve un código por cada problema. Estos son los que más aparecen al empezar.
| Código | Qué significa | Cómo se corrige |
|---|---|---|
| AFE005 | El usuario no pertenece a la empresa de transporte | Crear el Usuario de Facturación Electrónica desde el usuario principal |
| FAC094 | La cantidad de remesas no puede ser 0 | El XML no referencia ninguna remesa del RNDC: revisar las propiedades 01 y 02 |
| FAC026 | El radicado de remesa no existe | Verificar el radicado en la propiedad 01 contra el que entregó el RNDC |
| FAC027 | El valor del flete no puede ser 0 | Revisar el valor en la propiedad 03; debe ser un entero mayor que cero |
| FAC092 | La suma de los fletes supera el valor de la factura | Cuadrar la suma de las propiedades 03 con el total facturado |
| FAC035 | El NIT del facturador no coincide con el de tu empresa | Verificar en el XML el NIT del emisor frente al de la cuenta que reporta |
| FAC021 | Falta el CUFE en el XML | El archivo no es el que devolvió la DIAN validado: revisar la etiqueta UUID |
Lo que sigue
Reportar no cierra el ciclo: falta que tu cliente acepte
Cuando el RNDC acepta el XML devuelve un número de radicado, y ahí empieza el siguiente proceso: la aceptación por parte del generador de carga, que también es obligatoria y que tiene su propio reloj de cinco días hábiles.
Esto importa más de lo que parece, porque si tus facturas se acumulan sin que el cliente las acepte, el RNDC deja de permitirte expedir remesas a ese generador. Lo explicamos completo en la aceptación del generador y la regla del 20 %. Y si te equivocaste en el XML, se anula, no se edita.
Preguntas frecuentes
- Sí. La Resolución 20263040016075 de 2026 establece que la empresa de transporte habilitada que esté obligada a emitir factura electrónica debe registrar en el RNDC el dato del flete a través del archivo XML de la factura. No es opcional ni depende del cliente: es una obligación propia de la empresa de transporte, exigible desde el 22 de febrero de 2024 según el artículo 18 de esa resolución. El reporte es un paso distinto de la facturación ante la DIAN: primero la DIAN valida la factura, y después esa misma factura, en XML, se registra en el RNDC. Cumplir con una no exime de la otra.
- Cinco días siguientes a la entrega de la mercancía en el punto de descargue. Todas las remesas del viaje deben quedar facturadas dentro de ese plazo. Hay una excepción: si la empresa de transporte y el generador de carga pactan un término distinto, el generador debe reportar ese plazo al RNDC antes de que se expida la remesa, y en ningún caso puede superar los 90 días. Si el plazo pactado no se registró antes de la remesa, rige el de cinco días.
- Un Usuario de Facturación Electrónica. Es un usuario dependiente que solo puede crearlo el usuario principal de la empresa de transporte, desde el menú Herramientas, Administrar Usuarios, Crear un nuevo Usuario. Tiene privilegios acotados: registra información de facturas electrónicas y nada más. Si intentas reportar con un usuario que no pertenece a la empresa de transporte, el RNDC devuelve el error AFE005.
- Cada remesa registrada en el RNDC debe estar asociada a una línea de la factura, con tres datos obligatorios que van como propiedades adicionales del ítem: 01 el número de radicación que entregó el RNDC, 02 el consecutivo interno de la remesa según la codificación de tu empresa, y 03 el valor del flete junto con la cantidad transportada. La cantidad se expresa en KGM (kilogramos) o GLL (galones), y el valor del flete debe ir como número entero, sin decimales. Existe un cuarto código, 04, que se usa solo para referenciar la factura original cuando se cobra un valor adicional sobre una remesa ya facturada.
- Es el tipo de operación que la DIAN reserva para la factura electrónica del sector transporte de carga. En el XML viaja en la etiqueta CustomizationID con el valor 12, y convive con el 10 estándar, el 09 de AIU, el 11 de mandatos y el 13 cambiario. Importa porque una factura de transporte emitida como operación estándar queda mal clasificada ante la DIAN y el RNDC no la procesa como factura de transporte. Es uno de los errores más caros y más silenciosos: la factura se valida en la DIAN sin problema y falla después, al reportarla.
- No debe cargarse. Al leer el archivo, el portal muestra cuántas remesas del RNDC encontró dentro del XML, y la guía oficial es explícita: si el número de remesas es cero, el XML no se debe cargar. Un archivo sin remesas reconocidas no cumple la obligación de reportar el dato del flete, y el sistema lo rechaza con el error FAC094.
Las remesas bien radicadas son la mitad del trabajo
Con Fassiltrans cada remesa queda con su radicado y su consecutivo en orden — que es exactamente lo que el XML de la factura tiene que referenciar.