Facturación y RNDC
Anular una factura electrónica en el RNDC
Una factura que ya se reportó al RNDC no se edita: se anula y se vuelve a reportar. Y solo se puede mientras el generador de carga no la haya aceptado. Te explicamos los dos motivos válidos, los límites del trámite y qué hacer cuando el sistema te lo bloquea.
Por qué no se edita: se anula
El RNDC no tiene una función de «corregir factura». Cuando el XML ya entró, la única vía para arreglar un dato equivocado es anular el registro y volver a reportar la factura correcta. La resolución lo plantea con precisión: la anulación «sirve cuando se han cometido errores en el XML y son datos que no han sido validados por la DIAN, pero que son verificados por el RNDC».
Ese matiz explica casi todos los casos reales. Hay campos que la DIAN no mira —el radicado de la remesa, su consecutivo, la coherencia entre la suma de los fletes y el total— pero que el RNDC sí valida contra su propia base de datos. Una factura puede estar perfectamente validada ante la DIAN y aun así ser incorrecta para el Ministerio.
El trámite
Los dos únicos motivos válidos
Es una lista mucho más corta que la del manifiesto de carga, y no son intercambiables.
| Motivo | Significado | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| X | Error en el XML enviado a la DIAN | El caso habitual: radicado equivocado, consecutivo que no existe, fletes que no cuadran |
| O | Otro | Cualquier otra razón. Conviene detallarla bien en las observaciones |
Ojo con confundirlos con los de la anulación de manifiesto, que tiene siete motivos distintos. Reutilizar aquí uno de aquellos códigos falla siempre, con el error AFE040. Y las observaciones son obligatorias y tienen tope de 200 caracteres: pasarse devuelve AFE050.
Cuando no te deja
Las tres razones por las que el sistema bloquea la anulación
El generador ya la aceptó (AFE030)
Es el bloqueo más común. La solución que indica el propio RNDC: solicitar al generador que reverse la aprobación de la factura. Hasta que no lo haga, no hay anulación posible.
La factura nunca se reportó (AFE070)
No hay nada que anular. O el número está mal digitado, o la factura se validó en la DIAN pero su XML jamás se cargó al RNDC.
Tiene documentos enlazados (AFE080)
Si de esa factura cuelgan otras facturas, notas crédito o notas débito, el sistema no permite anularla. Hay que revisar todas las transacciones ligadas primero.
| Código | Mensaje del sistema | Solución |
|---|---|---|
| AFE005 | El usuario no pertenece a la empresa de transporte | Revisar el usuario y la empresa |
| AFE020 | Falta la factura electrónica | Digitar el número de la factura |
| AFE030 | La factura se encuentra aprobada por el generador de carga | Solicitar al generador que reverse la aprobación |
| AFE040 | El motivo de anulación es incorrecto, debe ser X u O | Usar X (error en el XML enviado a la DIAN) u O (otro) |
| AFE050 | Las observaciones tienen más de 200 caracteres | Acortar las observaciones a máximo 200 caracteres |
| AFE070 | La factura no ha sido reportada al RNDC por la empresa de transporte | Revisar el número de la factura |
| AFE080 | Tiene registros enlazados como otras facturas o notas crédito o débito | Revisar todas las transacciones ligadas: FV, NC, ND |
El otro instrumento
Cuándo usar una nota crédito en lugar de anular
La anulación retira el registro; la nota crédito corrige valores. La guía del Ministerio le da cuatro usos concretos, y conviene conocerlos porque resuelven casos donde anular sería excesivo.
| Para qué sirve | Situación típica |
|---|---|
| Anular una factura y todas sus remesas | La factura completa salió mal y el generador ya la aceptó |
| Anular el valor del flete de una sola remesa | Una remesa de las varias facturadas no correspondía |
| Otorgar un descuento en valor a una remesa | Ajuste comercial pactado después de facturar |
| Descuento por cantidad menor entregada | Se entregó menos carga de la facturada |
Técnicamente la nota crédito viaja como documento adjunto en XML, igual que la factura, pero con la etiqueta CreditNote en lugar de Invoice. Debe referenciar una factura que ya esté en la base del RNDC: si no, el sistema responde FAC086 o FAC087.
Y una precisión que evita sustos: anular en el RNDC no anula nada ante la DIAN. Son dos sistemas y dos trámites. El estado tributario del documento se corrige por los medios de la DIAN. Si necesitas repasar el reporte inicial, está en cómo reportar la factura electrónica al RNDC.
Preguntas frecuentes
- No se puede editar. Una vez reportada, la única vía es anularla y volver a reportar la correcta. La anulación existe precisamente para los errores del XML que la DIAN no valida pero el RNDC sí verifica. Y tiene un límite duro: no se puede anular una factura que el generador de carga ya aceptó. Si eso pasa, el RNDC devuelve AFE030 y hay que pedirle al generador que reverse su aprobación antes de intentarlo. Tampoco se puede anular si hay notas crédito o débito enlazadas, que devuelve AFE080.
- Solo dos: X para error en el XML enviado a la DIAN, y O para otro. Cualquier otro código lo rechaza el sistema con el error AFE040. Las observaciones son obligatorias y no pueden pasar de 200 caracteres, o devuelve AFE050. Es una lista mucho más corta que la de los siete motivos de anulación del manifiesto de carga, y no son intercambiables: usar los códigos del manifiesto aquí falla siempre.
- La anulación queda bloqueada y el RNDC responde AFE030: «La factura electrónica se encuentra aprobada por el generador de carga». La solución que indica el propio sistema es solicitar al generador que reverse la aprobación. La resolución contempla ese proceso: el generador puede anular la aceptación o el rechazo de la factura cuando, de común acuerdo con la empresa de transporte, encuentran algún error. Una vez reversada la aceptación, la empresa de transporte ya puede anular.
- Para cuatro cosas concretas, según la guía oficial: anular una factura y todas sus remesas, anular el valor del flete de una sola remesa, otorgar un descuento en valor a una remesa, u otorgar un descuento por cantidad menor entregada. La nota crédito se reporta al RNDC igual que la factura, como documento adjunto en XML, pero con la etiqueta CreditNote en lugar de Invoice. Y debe referenciar una factura que ya esté en la base de datos del RNDC: si no, el sistema devuelve FAC086 o FAC087.
- Significa que la factura electrónica no ha sido reportada al RNDC por la empresa de transporte, y por lo tanto no hay nada que anular. Suele aparecer por dos razones: se está digitando mal el número de la factura, o se está intentando anular una factura que se validó en la DIAN pero cuyo XML nunca llegó a cargarse en el RNDC. La anulación solo se ofrece una vez la factura está efectivamente reportada.
- No. Son dos sistemas y dos trámites distintos. Anular en el RNDC retira el registro del dato del flete ante el Ministerio de Transporte; no toca el estado tributario del documento ante la DIAN, que se corrige por sus propios medios, típicamente con una nota crédito. Por eso la guía del Ministerio contempla la nota crédito como el instrumento para anular una factura y todas sus remesas o para ajustar el valor del flete.
La mejor anulación es la que no hace falta
Casi todos los errores del XML nacen de un radicado o un consecutivo que no cuadra. Con Fassiltrans esos datos salen del sistema que expidió la remesa, no de una transcripción a mano.