Facturación y RNDC
La aceptación del generador y la regla del 20 %
Reportar la factura al RNDC no cierra el ciclo: falta que tu cliente la acepte. Y si esas aceptaciones se acumulan sin llegar, el sistema deja de permitirte expedir remesas a ese generador. Te explicamos los plazos, los tres bloqueos del 20 % —que no son el mismo— y cómo salir de cada uno.
Cómo funciona la aceptación
Cuando la empresa de transporte reporta el XML de la factura, el RNDC le devuelve un radicado y le pasa la pelota al generador de carga. Para el generador esto no es un trámite opcional: la resolución dice que su obligación de registrar el dato del flete «se entenderá cumplida al realizar el procedimiento de aceptar la factura electrónica de transporte». Es decir, aceptar la factura es la forma en que el generador cumple con el RNDC.
El plazo es de cinco días hábiles, contados desde que vence el plazo pactado para facturar o desde la fecha real de entrega de la mercancía. Y es obligatorio desde el 1 de enero de 2025, según el artículo 18 de la Resolución 20263040016075 de 2026.
Acepta
El valor del flete queda en firme y el ciclo se cierra. El proceso siguiente es: ninguno.
Deja pasar el plazo
El RNDC aplica aceptación automática tras los 5 días hábiles, pero solo si el valor no queda por debajo de los costos eficientes del SICE-TAC.
Rechaza
Todas las remesas de esa factura vuelven a quedar pendientes por facturar, y la empresa debe subsanarlo de inmediato para evitar que se activen los controles.
La condición que casi nadie ve
Facturar por debajo del SICE-TAC te quita la aceptación automática
La aceptación automática no es incondicional. El texto es explícito: el sistema la aplica «siempre y cuando ese valor cumpla las disposiciones del Decreto 1079 de 2015 en su artículo 2.2.1.7.6.2 “Relaciones económicas”, ya que en ningún caso se pueden efectuar pagos por debajo de los costos eficientes de operación de SICE TAC».
La consecuencia práctica es una cadena que muerde por la cola: si el flete quedó bajo el piso, no hay aceptación automática; sin aceptación, la factura se queda colgando; y las facturas colgadas alimentan el contador del 20 % que termina bloqueando tus remesas. Facturar barato no es solo un problema de margen, es un problema operativo.
Hay un segundo disparador del mismo efecto: si el RNDC encuentra dentro de la factura una remesa que no está facturada, marca la factura como «sin aceptación automática». Puedes revisar el piso de tu ruta en el simulador del flete mínimo SICETAC.
El punto crítico
Los tres bloqueos del 20 %, que no son el mismo
Los tres detienen tu operación y los tres se llaman «20 %», pero miden cosas distintas y se resuelven distinto. Confundirlos es lo que hace perder días.
| Código | Qué mide | Qué bloquea | De quién depende |
|---|---|---|---|
| REM025 | Más del 20 % de remesas cumplidas con fecha vencida para facturar | Expedir remesas. Permite autorizar la alerta temporalmente | De ti: no has facturado |
| MAN025 | La misma medición, al registrar el manifiesto | Registrar manifiestos. Salida: Herramientas → AutorizaAlerta | De ti: no has facturado |
| MAN015 | Más del 20 % de manifiestos sin cumplir a más de 5 días hábiles de la cita de descargue | Registrar manifiestos | De ti: no has cumplido |
| — sin código público | Más del 20 % de facturas sin aceptar a más de 5 días hábiles, sobre las radicadas en los últimos 30 días | Expedir remesas a ese generador concreto | De tu cliente: no ha aceptado |
La diferencia es la que decide qué hacer. Los tres primeros los arreglas tú: emites las facturas pendientes, cargas sus XML, cumples los manifiestos atrasados. El cuarto no: por más que factures, si tu cliente no acepta, el contador sigue subiendo. Ahí la gestión es comercial, no operativa — y el propio sistema lo reconoce, porque ofrece una consulta de los generadores que tienen fletes por facturas electrónicas pendientes de aceptar y cuya fecha ya expiró, pensada justamente para llamar al cliente antes de llegar al tope.
La salida de emergencia
AutorizaAlerta: el parche que casi nadie conoce
Cuando el bloqueo es por tus propias facturas pendientes, el mensaje del error MAN025 trae la ruta de escape dentro del propio texto: «Para registrar un nuevo manifiesto debe Autorizar la Alerta en rndc2.mintransporte.gov.co → Herramientas → AutorizaAlerta».
Sirve para no dejar un camión parado mientras se pone al día la facturación. Pero es exactamente eso, un parche: la alerta vuelve si no se emiten las facturas y se cargan sus XML. La solución de fondo la dice el propio diccionario de errores del RNDC en la casilla de solución: «La empresa debe expedir la factura electrónica de transporte y cargar el xml en el RNDC».
Antes de llegar al tope
Cómo no llegar nunca al bloqueo
Vigila el contador, no el error
El RNDC ofrece la consulta de generadores con fletes pendientes de aceptar y fecha vencida. Revisarla semanalmente cuesta minutos; desbloquearse cuesta días.
Factura dentro de los 5 días
El plazo corre desde la entrega en el punto de descargue. Si pactaste otro, asegúrate de que el generador lo haya reportado al RNDC antes de expedir la remesa.
No factures bajo el SICE-TAC
Un flete por debajo del piso pierde la aceptación automática, y esa factura colgada empieza a contar para el 20 %.
Y el punto de partida sigue siendo el mismo: reportar bien y a tiempo. Si aún no tienes claro ese paso, empieza por cómo reportar la factura electrónica al RNDC.
Preguntas frecuentes
- El generador tiene cinco días hábiles para aceptar, contados desde que vence el plazo pactado para facturar o desde la fecha real de entrega. Si no hace nada, el RNDC aplica aceptación automática del valor del flete, siempre que ese valor no quede por debajo de los costos eficientes del SICE-TAC. El generador también puede rechazar el valor: en ese caso todas las remesas de esa factura vuelven a quedar pendientes por facturar, y la empresa de transporte debe corregirlo de inmediato para no activar los controles del sistema.
- Hay dos bloqueos del 20 % distintos y conviene saber cuál te tocó. Si el error es REM025 o MAN025, el problema es tuyo: más del 20 % de tus remesas cumplidas pasaron la fecha límite para facturar. Ahí el portal ofrece una autorización temporal de la alerta, pero es un parche: hay que emitir las facturas pendientes y cargar el XML. El otro bloqueo depende de tu cliente: si más del 20 % de las facturas que radicaste en los últimos 30 días llevan más de cinco días hábiles sin que el generador las acepte, el RNDC deja de permitirte expedir remesas a ese generador en particular.
- Desde el 1 de enero de 2025. El artículo 18 de la Resolución 20263040016075 de 2026, que fija el régimen de aplicación y exigibilidad, establece que la aceptación del archivo de la factura electrónica por parte del generador de carga es obligatoria desde esa fecha, como requisito para el cumplimiento de su obligación de registro del flete. El reporte por parte de la empresa de transporte, en cambio, se exige desde el 22 de febrero de 2024.
- Es el mecanismo por el cual el RNDC da por aceptado el valor del flete cuando el generador deja pasar los cinco días hábiles sin pronunciarse. No es incondicional: solo opera si el valor cumple el artículo 2.2.1.7.6.2 del Decreto 1079 de 2015, es decir, si no está por debajo de los costos eficientes de operación del SICE-TAC. Además, si el sistema encuentra dentro de la factura una remesa que no está facturada, marca la factura como «sin aceptación automática» y el plazo deja de correr a tu favor.
- Es una funcionalidad del portal del RNDC, en el menú Herramientas, que permite autorizar temporalmente la alerta que bloquea la operación cuando se supera el 20 % de remesas cumplidas con fecha vencida para facturar. El propio mensaje del error MAN025 indica esa ruta para poder registrar un nuevo manifiesto. Es una salida de emergencia, no una solución: el bloqueo vuelve si no se emiten las facturas pendientes y se cargan sus XML al sistema.
- Sí. La resolución contempla el proceso de anular la aceptación o el rechazo de la factura electrónica, y establece que el generador de carga puede hacerlo cuando, de común acuerdo con la empresa de transporte, encuentran algún error. Requiere el consecutivo de la aceptación y un motivo, y devuelve su propio número de radicado. Esto importa porque una factura aceptada por el generador ya no se puede anular por parte de la empresa de transporte: hay que reversar primero la aceptación.
El bloqueo empieza mucho antes de la alerta
Con Fassiltrans las remesas y los manifiestos quedan cumplidos y trazables a tiempo, que es la única forma real de que el contador del 20 % nunca se dispare.