Novedad RNDC 2025-2026
Monitoreo de flota y tiempos logísticos en el RNDC
Desde noviembre de 2025, el RNDC exige reportar las horas reales de cargue y descargue de cada viaje. Te explicamos qué es una Empresa de Monitoreo de Flota (EMF), qué tiempos hay que reportar y qué dice el Decreto 1017, sin tecnicismos.
¿Qué es una Empresa de Monitoreo de Flota (EMF)?
Una Empresa de Monitoreo de Flota (EMF) es una empresa que usa tecnología de rastreo —GPS y sistemas de posición— para reportar al RNDC dónde está el vehículo y a qué hora ocurren ciertos eventos del viaje, en tiempo real. La empresa de transporte la autoriza ante el RNDC para que reporte en su nombre.
Aquí hay un punto importante que muchos confunden: no cualquier GPS es una EMF. Tener un dispositivo de rastreo en el camión no basta. La EMF es una figura registrada ante el Ministerio de Transporte que cumple requisitos y envía los reportes en el formato que el RNDC exige. Son cosas distintas.
La buena noticia es que no siempre hay que contratar una EMF externa. Una empresa de transporte con sus propios sistemas de monitoreo puede registrarse como su propia EMF (usando el mismo NIT), presentando ante el Ministerio un certificado de condiciones técnicas firmado por su representante legal. Eso sí: una empresa que se auto-certifica solo puede monitorearse a sí misma, no a otras.
El corazón del reporte
Qué son los tiempos logísticos y qué hay que reportar
El sistema pide cuatro momentos reales de cada manifiesto. Con ellos calcula las horas del viaje.
Llegada al lugar de cargue
La fecha y hora reales en que el vehículo llega al sitio donde va a cargar la mercancía.
Salida del lugar de cargue
La fecha y hora reales en que el vehículo sale, ya cargado, del sitio de cargue.
Llegada al lugar de descargue
La fecha y hora reales en que el vehículo llega al sitio donde va a entregar la carga.
Salida del lugar de descargue
La fecha y hora reales en que el vehículo sale del sitio de descargue, ya vacío.
Con esos cuatro momentos, el RNDC calcula las horas de espera, las horas de cargue y las horas de descargue de cada viaje. Estas son las definiciones que conviene tener claras:
Horas de espera
El tiempo entre que el vehículo está disponible en el sitio (o su cita, si llegó antes) y el momento en que empieza el cargue o el descargue.
Horas de cargue y de descargue
El tiempo que toma cargar (desde que inicia hasta que el vehículo sale cargado) y descargar. La suma de ambos son las «horas logísticas».
Tope de 8 + 8 horas
El Decreto 1017 de 2025 fija un máximo de 8 horas de cargue y 8 de descargue. Las horas de exceso se pagan al transportador.
Cuando por algún motivo no se puede capturar el tiempo real de un evento, existe un registro aparte de novedades para explicar por qué. La idea de fondo es que el RNDC tenga la foto real de cómo transcurrió el cargue y el descargue de cada manifiesto.
Por qué importa
El tope de horas del Decreto 1017 de 2025
Los tiempos no se reportan por reportar: se conectan con un pago al transportador.
El Decreto 1017 de 2025 fijó un tope de 8 horas para el cargue y 8 horas para el descargue, contadas desde que el vehículo llega según la cita acordada. Si la operación se demora más de ese tope, el generador de la carga debe pagar al transportador por cada hora de exceso:
- 3 salarios mínimos diarios por hora en vehículos articulados (tractocamión con semirremolque).
- 2 salarios mínimos diarios por hora en vehículos rígidos.
Por eso los tiempos logísticos son tan importantes: son la prueba de cuánto se demoró realmente el cargue y el descargue. Si te pasas del tope, ese pago adicional cambia el valor a pagar del viaje. Puedes ver el detalle de este y otros cambios en nuestra guía del Decreto 1017 de 2025.
Quién hace qué
Quién reporta los tiempos al RNDC
La EMF (externa o propia)
Reporta los eventos del viaje al RNDC por web service, desde su usuario de monitoreo, después de que el vehículo pasa por cada punto de control.
La empresa de transporte
Parametriza el NIT de la EMF por defecto en el RNDC y puede reportar la llegada al cargue y al descargue por el portal o por web service.
La app RNDC Transportador
El conductor también puede reportar la entrada al lugar de cargue y de descargue desde la app oficial del Ministerio.
Para que el sistema sepa cuándo el vehículo «llegó» a un sitio, cada punto de cargue y descargue tiene una geocerca: un área en el mapa alrededor del lugar. La definen entre la empresa de transporte, el generador y la EMF, y cada operación necesita una cita previa. Cuando el vehículo entra o sale de esa área, queda registrada la hora del evento.
Si quieres conocer la app del conductor y en qué se diferencia del software de la empresa, mira la app RNDC Transportador.
Para no equivocarte
Errores frecuentes con el monitoreo y los tiempos
Creer que cualquier GPS reporta al RNDC
Un rastreador no es una EMF. Si no hay una EMF autorizada (propia o externa) reportando en tu nombre, los tiempos no llegan al RNDC.
No parametrizar el NIT de la EMF
Si no dejas configurada la EMF por defecto, hay que digitar su NIT en cada manifiesto. Es fácil olvidarlo y quedar sin reporte.
No agendar la cita de cargue o descargue
Sin cita previa el sistema no tiene contra qué medir las horas. La cita es la que marca el punto de partida del tope de tiempo.
Reportar tiempos que no cuadran con el cumplido
Los tiempos alimentan el cumplido. Si no coinciden con los valores adicionales por horas de más, el cierre del manifiesto queda inconsistente.
Base legal y fuentes
En qué normas se apoya el monitoreo de flota
- Resolución 20223040045515 de 2022. Actualizó el Manual de operación del RNDC, base del reporte de monitoreo.
- Resolución 20243040058015 de 2024. Hizo obligatorio, desde el 30 de noviembre de 2025, reportar las horas reales de cargue y descargue mediante sistemas de monitoreo de flota.
- Decreto 1017 de 2025. Definió las horas de cargue y descargue, fijó el tope de 8 + 8 horas y el pago por las horas de exceso.
- Guía de Monitoreo de Flota del Ministerio de Transporte. Explica el registro de la EMF, los usuarios, las geocercas y el reporte paso a paso.
La regulación de este tema sigue ajustándose. Mantén esta guía como punto de partida y revisa siempre el texto oficial vigente para tu operación.
Preguntas frecuentes
- Es una empresa que, con tecnología de rastreo, reporta al RNDC la ubicación del vehículo y la fecha y hora de ciertos eventos del viaje en tiempo real. La empresa de transporte la autoriza ante el RNDC para que reporte en su nombre. Una empresa de transporte con monitoreo propio puede actuar como su propia EMF.
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